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Provisionsabrechnung, Buchauszug und Co. – Die Kontrollrechte des Handelsvertreters

Die Vergütung des Handelsvertreters erfolgt in den meisten Fällen durch Zahlung einer erfolgsabhängigen Provision. Alle nach der zugrundeliegenden Vereinbarung provisionspflichtigen Geschäfte müssen vom vertretenen Unternehmen lückenlos abgerechnet und vergütet werden. Doch es gibt Fälle, in denen Handelsvertreter sich nicht sicher sind, ob alle ihnen zustehenden Provisionen korrekt abgerechnet und ausgezahlt wurden. Solche Unsicherheiten entstehen insbesondere dann, wenn der Handelsvertreter ein sogenannter Bezirksvertreter im Sinne des § 87 Absatz 2 Satz 1 HGB ist, wonach er Anspruch auf Provision für alle in seinem Vertragsgebiet abgeschlossenen Geschäfte hat, also auch für solche, die er nicht selbst vermittelt hat. Für solche Fälle sichert das Handelsgesetzbuch Handelsvertretungen die folgenden Kontrollrechte zu.

Abrechnung

Als Grundtatbestand seiner Informationsrechte hat der Handelsvertreter zunächst den Anspruch auf eine Abrechnung. Der Unternehmer hat nach § 87c Abs. 1 HGB regelmäßig über die Provisionen, auf die der Handelsvertreter einen Anspruch hat, abzurechnen. Regelmäßig bedeutet dabei, dass der Unternehmer unaufgefordert monatlich abzurechnen hat. Der Abrechnungszeitraum kann vertraglich auf bis zu drei Monate ausgedehnt werden. Die Vereinbarung noch längerer Abrechnungszeiträume ist hingegen unzulässig, 

Die Provisionsabrechnung soll den Handelsvertreter in die Lage versetzen, unter Hinzuziehung seiner eigenen Unterlagen  zu überprüfen, ob alle im fraglichen Zeitraum ihm zustehenden Provisionen vom Unternehmer erfasst wurden. Diesem Zweck wird eine Provisionsabrechnung nur gerecht, wenn diese eine vollständige, klare und übersichtliche Zusammenstellung sämtlicher hierfür erforderlichen Angaben enthält.

Buchauszug

Der Handelsvertreter kann nach erteilter Abrechnung einen Buchauszug über alle Geschäfte verlangen, für die ihm eine Provision gebührt. Er kann diesen Anspruch auch für bereits abgerechnete Zeiträume jederzeit während des Vertragsverhältnisses und auch danach geltend machen, soweit die zugrundeliegenden Provisionsansprüche noch nicht verjährt sind. Auch kann dieser Anspruch ohne jede nähere Begründung geltend gemacht werden. 

Der Buchauszug bezweckt, dem Handelsvertreter über seine Provisionsansprüche Klarheit zu verschaffen und ihm eine Nachprüfung der vom Unternehmer erteilten Provisionsabrechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit hin zu ermöglichen. Demgemäß muss der Buchauszug nach § 87c Abs. 2 HGB alle Geschäfte erfassen, für die dem Handelsvertreter nach den vertraglichen Vereinbarungen in Verbindung mit § 87 HGB Provisionen zustehen oder zustehen können. Auch streitige Provisionsgeschäfte sind im Buchauszug aufzunehmen.

Auskunftsanspruch

Der in § 87c Abs. 3 HGB geregelte Anspruch auf Mitteilung über alle Umstände, die für den Provisionsanspruch, seine Fälligkeit und seine Berechnung wesentlich sind, ergänzt den Anspruch des Handelsvertreters auf Erteilung einer Abrechnung und des Buchauszuges. Mitteilung kann der Handelsvertreter damit etwa über diejenigen Informationen verlangen, die sich aus den Geschäftsunterlagen, die im Rahmen des Buchauszuges zu übermitteln sind, nicht ohne weiteres ergeben, die aber für die Berechnung seines Provisionsanspruches erheblich sind. Der Auskunftsanspruch kann aber auch unabhängig von einem bereits erteilten Buchauszug geltend gemacht werden, wenn der Unternehmer den Provisionsanspruch schon dem Grunde nach und weitere Abrechnungen ablehnt.

Bucheinsicht

§ 87 c Abs. 4 HGB gibt dem Handelsvertreter schließlich das Recht, Einsicht in die Bücher des Unternehmers zu verlangen, wenn dieser die Erteilung eines Buchauszuges verweigert oder begründete Zweifel an der Richtigkeit oder Vollständigkeit der Abrechnung oder des Buchauszuges bestehen. Hierfür ist es bereits ausreichend, dass ein begründeter Anlass gegeben ist, um auch nur eine einzige Rechnungsposition anzuzweifeln. Gleiches gilt bei einem nachweislich nicht aufgeführten Geschäft. Der Unternehmer kann in diesem Fall wählen, ob er die Bucheinsicht dem Handelsvertreter selbst oder einem vom Handelsvertreter bestimmten vereidigten Buchsachverständigen gewähren will. Wählt er die Einsicht durch den Handelsvertreter, ist dieser berechtigt, sich einer fachkundigen Hilfsperson zu bedienen.

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